В статье специалист органа ФСЗН указывает на наиболее типичные ошибки, допущенные при сдаче формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» за II квартал 2020 г. Одновременно автор разъясняет, как исправить эти нарушения.
Ситуация 1. Работник уволен и принят в одном отчетном периоде у одного и того же работодателя
Организация представила сведения за II квартал 2020 г. по форме ПУ-2 об увольнении сотрудника с 17.06.2020 (приказ от 16.06.2020 № 702-ТК). Позже данный сотрудник был принят по трудовому договору на должность старшего дизайнера I категории с 20.06.2020 (приказ от 20.06.2020 № 801-ТК).
Организация представила сведения по форме ПУ-2 за II квартал 2020 г., отразив данные о приеме сотрудника в разд. 1 и 2 формы ПУ-2 следующим образом (см. табл. 1):
Работодатель не учел в данной пачке сведения по форме ПУ-2 за II квартал 2020 г., представленные ранее по данному застрахованному лицу, т.е. в форме ПУ-2 за II квартал 2020 г. не отражена информация об увольнении сотрудника с датой 17.06.2020.
Форма ПУ-2 за один отчетный период по одному застрахованному лицу должна содержать все сведения за этот период, т.е. заполняется одна форма ПУ-2 (п. 8 Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 19.06.2014 № 7; далее – Инструкция № 7).
В данной ситуации разд. 1 формы ПУ-2 заполняется двумя строками. Верное заполнение формы ПУ-2 выглядит следующим образом (см. табл. 2):
Ситуация 2. Застрахованное лицо уволено с основного места работы в связи с переводом к другому нанимателю
Застрахованное лицо принято на работу в 2019 г. В соответствии с п. 4 части второй ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) оно уволено с работы в связи с переводом к другому нанимателю 11.06.2020 (приказ от 10.06.2020 № 300-к).
Организация представила сведения по форме ПУ-2, отразив увольнение сотрудника следующим образом (см. табл. 3):
Работодатель отразил в разд. 1 формы ПУ-2 сведения об увольнении сотрудника, указав код основания увольнения – «1.1» (по соглашению сторон (п. 1 части второй ст. 35 ТК)). Следовательно, информация в представленной форме отражена недостоверно.
Раздел 1 формы ПУ-2 заполняют в соответствии с п. 10 Инструкции № 7, коды основания увольнения установлены приложением 6 к Инструкции № 7. Данное застрахованное лицо уволено в связи с переводом к другому нанимателю, соответственно в графе «Код основания увольнения» следует указать – «1.5» (перевод работника с его согласия к другому нанимателю (п. 4 части второй ст. 35 ТК)).
Верное заполнение формы ПУ-2 выглядит следующим образом (см. табл. 4):
За непредставление документов персонифицированного учета (в т.ч. форм ПУ-2) в установленные сроки или представление их с заведомо недостоверными сведениями предусмотрена административная ответственность: предупреждение или штраф в размере до 20 базовых величин на должностное или иное уполномоченное лицо (ст. 23.16 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).
Елена Кондратова, заместитель начальника Первомайского районного отдела Мингоруправления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь
При представлении в органы Фонда социальной защиты населения (далее – Фонд) документов персонифицированного учета (далее – ДПУ) организации нередко допускают различного рода ошибки. Данная статья поможет проанализировать наиболее часто встречающиеся из них и не допускать их в дальнейшем.
Ситуация 1. Нарушен порядок передачи (нумерации) документов персонифицированного учета
В организацию 4 февраля 2013 г. был принят работник, не имеющий страхового свидетельства государственного социального страхования (далее – свидетельство социального страхования). Отдел кадров организации 6 февраля 2013 г. представил в органы Фонда анкету застрахованного лица по форме ПУ-1 (тип формы – регистрация).
Ошибка! При обработке данных была выдана ошибка о том, что пачка ДПУ с таким номером уже существует.
Анкету застрахованного лица по форме ПУ-1 (тип формы – регистрация) заполняют при принятии на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования, и подают в органы Фонда в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу (п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837; далее – Правила № 837).
Каждой пачке ДПУ, в т.ч. и форме ПУ-1, должен присваиваться порядковый номер, который не должен повторяться с номерами ранее поданных пачек ДПУ (п. 4 Инструкции о порядке приема-передачи форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 158).
Как исправить ошибку
В данной ситуации необходимо поменять порядковый номер пачки ДПУ. При формировании пачки ДПУ при помощи программного комплекса “Ввод ДПУ”, который предоставляется всем плательщикам органами Фонда, номер можно поменять вручную в самой программе, перейдя в раздел “Общие сведения”. Если данные поданной пачки ДПУ не сохранились в программе по каким-либо причинам, то их можно вновь загрузить из пачки ДПУ электронного формата с расширением txt.
Неисправление данной ошибки влечет, всвою очередь, несвоевременную сдачу ДПУ (в рассматриваемой ситуации формы ПУ-1), за что предусмотрена административная ответственность.
Так, непредставление должностным или иным уполномоченным лицом в установленные сроки документов, отчетов, сведений или иных материалов, подлежащих представлению в соответствии с законодательством, либо представление таких документов, отчетов, сведений или иных материалов, содержащих заведомо недостоверные сведения, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин (ст. 23.16 Кодекса РБ об административных правонарушениях). При этом необходимо помнить, что под непредставлением в установленные сроки понимается как несдача в Фонд ДПУ вообще, так и сдача их с опозданием.
Ситуация 2. Нарушен хронологический порядок внесения записей о приеме и увольнении и срок подачи формы ПУ-2 (тип формы – исходная)
Работник принят в организацию 20 декабря 2012 г. и уволен 20 марта 2013 г. Затем он был вновь принят в организацию 25 марта 2013 г. Отдел кадров дважды представил сведения на данного работника о приеме и увольнении по форме ПУ-2 (тип формы – исходная):
– первый раз – 14 января 2013 г. с данными о приеме работника 20 декабря 2012 г.;
– второй – 3 мая 2013 г. с данными об увольнении 20 марта и повторном приеме работника 25 марта 2013 г.
Ошибка! При подаче второй формы ПУ-2 была выдана ошибка о том, что дата увольнения не может быть раньше даты приема.
Форму ПУ-2 (тип формы – исходная) представляют в течение месяца, следующего за отчетным кварталом, в случае увольнения или приема работника в этом квартале (п. 15 Правил № 837).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации сроки подачи пачки ДПУ о приеме работника (20 декабря 2012 г.) были соблюдены, а о его увольнении (20 марта 2013 г.) и повторном приеме (25 марта 2013 г.) – нарушены. Форму ПУ-2 (тип формы – исходная) об увольнении и повторном приеме необходимо было представить в органы Фонда в течение апреля 2013 г., включая последний день месяца.
В пачке ДПУ со сведениями об увольнении и повторном приеме в календарном порядке следует одной строкой заполнить данные об увольнении и уже второй (отдельной) строкой – данные о повторном приеме этого же работника.
Несвоевременное представление формы ПУ-2, как и любых других документов, необходимых для ведения персонифицированного учета, влечет наложение штрафа. Административная ответственность за допущенное нарушение изложена в ситуации 1.
Ситуация 3. Подача формы ПУ-2в случае, когда это не предусмотрено законодательством
Сотрудник, работавший в организации по трудовому договору, 8 января 2013 г. был уволен по соглашению сторон, а на следующий день, 9 января, эта же организация заключила с ним договор подряда на 2 месяца до 7 марта 2013 г. По истечении отчетного периода в апреле 2013 г. организация подала в органы Фонда форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с данными о дате прекращения договора с сотрудником 7 марта 2013 г. в качестве сведений об увольнении.
Несмотря на то что граждане, работающие по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, подлежат обязательному государственному социальному страхованию, форму ПУ-2 на них не подают (п. 9 Правил № 837).
Справочно: обязательному государственному социальному страхованию подлежат граждане, работающие по трудовым договорам, гражданско-правовым договорам, предметом которых являются оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, у юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов, а также на основе членства (участия) в юридических лицах любых организационно-правовых форм (ст. 7 Закона РБ от 31.01.1995 № 3563-XII “Об основах государственного социального страхования”).
Тем не менее плательщику страховых взносов необходимо помнить, что факт освобождения от подачи формы ПУ-2 на таких лиц не освобождает от заполнения по ним индивидуальных сведений по форме ПУ-3. В связи с этим при заключении гражданско-правовых договоров, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, в них следует предусмотреть указание паспортных данных и страхового номера граждан, с которыми заключаются данные договоры.
Напомним, что форма ПУ-2 заполняется и представляется исключительно:
– по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, – работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы;
– по застрахованным лицам, состоящим (состоявшим) в трудовых отношениях, – работодателем, с которым оформлены (прекращены) трудовые отношения;
– по застрахованным лицам, временно переведенным на работу к другому работодателю в связи с производственной необходимостью или в случае простоя, – этим работодателем;
– при переподчинении, реорганизации организации и смене собственника имущества – работодателем, с которым продолжаются трудовые отношения застрахованного лица.
Таким образом, в данной ситуации необходимо было в течение апреля 2013 г. по данному работнику подать сведения в органы Фонда о его увольнении 8 января 2013 г. по форме ПУ-2 (тип формы – исходная).
Организации для исправления ошибочно поданных сведений в органы Фонда надо подать форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая) и указать в ней соответственно лишь правильную дату увольнения. Законодательством не установлен конкретный период подачи данной формы ПУ-2, а только отмечено, что она подается при возникновении необходимости (п. 15 Правил № 837). При этом в форме ПУ-2 (тип формы – корректирующая) меняют только ошибочно поданные сведения, а сведения, которые повторяются, должны быть записаны в том же виде, что и в ранее поданной форме ПУ-2 (тип формы – исходная).
Сведения о датах заключения и прекращения действия гражданско-правового договора с работником в органы Фонда подавать не следует.
Ситуация 4. Подача за один отчетный период 2 исходных документов по форме ПУ-2
С работником 10 января 2013 г. был заключен трудовой договор на неопределенный срок. Отдел кадров организации 14 января 2013 г. на данного работника подал в органы Фонда форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о его приеме на работу.
22 марта 2013 г. трудовой договор с работником был прекращен по соглашению сторон, и он был уволен. Специалист отдела кадров организации подал в органы Фонда 9 апреля 2013 г. форму ПУ-2 (тип формы – исходная) об увольнении данного работника.
Ошибка! При обработке пачки ДПУ была выявлена ошибка “Не единственный исходный документ за отчетный период”.
В течение апреля организации следует подать форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая). В этой форме необходимо проставить дату приема и дату увольнения в одной строке.
Ситуация 5. Несвоевременная подача формы ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) и представление формы ПУ-2 (тип формы – исходная) с неверными сведениями о приеме
С работницей предприятия “А” был прекращен трудовой договор по соглашению сторон 1 марта 2013 г. В связи со вступлением в брак 7 марта 2013 г. она изменила фамилию.
Организация “Б” 18 марта 2013 г. с данной работницей заключила трудовой договор. Прием на работу был оформлен приказом от 15.03.2013. Организация 8 апреля 2013 г. подала в органы Фонда форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о ее приеме на работу. Датой приема в пачке ДПУ было указано 15 марта 2013 г.
Ошибка! При обработке данных была выявлена ошибка: “Прием на незарегистрированное лицо”.
Форма ПУ-2 заполняется и предоставляется, в т.ч. по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, – работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы (п. 9 Правил № 837).
Однако надо иметь в виду, что в форме ПУ-2 следует указывать именно дату фактического приема или увольнения, а не дату издания приказа (распоряжения) о приеме или увольнении соответственно.
В случае если у работника меняются фамилия или иные паспортные данные, указанные в п. 6 Инструкции № 159, организации необходимо в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работником документа, удостоверяющего личность, который подтверждает факт изменения анкетных данных работника, подать в органы Фонда форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных).
Напомним, что при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю ряд документов, в т.ч. и документ, удостоверяющий личность, который в свою очередь подтверждает факт смены фамилии (ст. 26 Трудового кодекса РБ).
Значит, организации следовало в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работницей такого документа подать в органы Фонда форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных), а в течение апреля 2013 г. – форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о приеме данной работницы на работу, причем датой приема должно быть указано 18 марта 2013 г.
Организации необходимо было в кратчайшие сроки подать на работницу форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных), а в течение апреля подать форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с верными сведениями о приеме.
Застрахованное лицо принято на работу на основное место работы и на условиях внутреннего совместительства
Застрахованное лицо принято по контракту в организацию как основной работник с 22.10.2019 поваром 4-й категории (приказ от 21.10.2019 № 240К).
Приказом от 09.12.2019 № 301КВ с 09.12.2019 это лицо принято на работу на условиях внутреннего совместительства гардеробщиком.
Организация представила индивидуальные сведения по форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении», отразив все данные о приеме в разд. 1 «Сведения о приеме на работу и увольнении с работы» и разд. 2 «Сведения о наименовании профессии, должности, указанные в приказе (распоряжении) работодателя о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу на основании штатного расписания» (см. табл. 1):
1. Сведения о приеме на работу и увольнении с работы
_______________* Если застрахованное лицо является внешним совместителем, в графе указывается «1», если не является внешним совместителем, – «0».
2. Сведения о наименовании профессии, должности, указанные в приказе (распоряжении) работодателя о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу на основании штатного расписания
Работодатель ошибочно заполнил все данные о приеме в разд. 2 формы ПУ-2.
* Особенности заполнения формы ПУ-2 по внутренним совместителям, принятым до 1 июля 2019 г.
Верное заполнение формы ПУ-2 выглядит так (см. табл. 2):
3. Сведения о приеме на работу и увольнении с работы по внутреннему совместительству
Важно! По застрахованным лицам, принятым на работу на условиях внутреннего совместительства до 01.07.2019 и работавшим у работодателя по состоянию на 01.07.2019, в разд. 3 формы ПУ-2 отражают дату приема на работу 01.07.2019, а дату и номер приказа указывают на основании приказа, по которому застрахованное лицо было принято на работу на условиях внутреннего совместительства.
Застрахованное лицо переведено на другую должность и уволено с работы в одном отчетном периоде
Застрахованное лицо работает на предприятии с 2015 г. в должности бухгалтера. Это лицо переведено на должность главного бухгалтера с 04.11.2019 (по контракту) (приказ от 04.11.2019 № 126П) и уволено с работы по соглашению сторон 20.12.2019 (приказ от 19.12.2019 № 364К).
Организация представила сведения об увольнении работника по форме ПУ-2, заполнив только разд. 1 (см. табл. 3):
Организация не представила сведения о переводе сотрудника на другую должность.
Форму ПУ-2 следует заполнять так (см. табл. 4):
Важно! При увольнении застрахованного лица с основного места работы или с работы по внешнему совместительству разд. 2 формы ПУ-2 не заполняется.
Застрахованное лицо уволено с работы по внутреннему совместительству
Застрахованное лицо было принято на работу в организацию в 2017 г. основным работником.
01.07.2019 с ним заключен трудовой договор на работу на условиях внутреннего совместительства воспитателем-методистом 1-й категории.
Сотрудник уволен с должности по внутреннему совместительству 17.12.2019 (приказ от 16.12.2019 № 64К).
* Все изменения по персонифицированному учету с начала 2019 г.
Работодатель допустил ошибку при заполнении в разд. 3 формы ПУ-2 в графе «Код должности служащего, профессии рабочего по Общегосударственному классификатору ОКРБ 014-2017 «Занятия» кода «2351-002-02-3-00», отразив в четвертой позиции кода значение «3», что соответствует должности «воспитатель-методист» без категории.
В базу данных персонифицированного учета на лицевом счете этого застрахованного лица занесена дата приема, представленная работодателем, по коду 2351-002-02-1-00 «воспитатель-методист» 1-й категории.
Верное заполнение формы ПУ-2 выглядит следующим образом (табл. 6):
Важно! При заполнении формы ПУ-2 следует указывать достоверный код должности служащего, профессии рабочего по Общегосударственному классификатору ОКРБ 014-2017 «Занятия». Несоответствие кодов в разд. 3 формы ПУ-2 по застрахованным лицам, принятым на работу и (или) уволенным с работы на условиях внутреннего совместительства, является самой распространенной ошибкой.
Напоминаем коды квалификационных категорий должностей служащих (см. табл. 7):
Справочно: таблица «Коды квалификационных категорий должностей служащих» утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33 «Об утверждении Общегосударственного классификатора Республики Беларусь» (в редакции от 11.09.2019 № 43).
Заполнение формы ПУ-2 при увольнении
При увольнении в отчетном квартале работника, который трудится в организации по основному месту работы, а также внешнего совместителя наниматель обязан заполнить и представить в орган ФСЗН форму ПУ-2 (тип формы — исходная). В обоих случаях форма ПУ-2 заполняется абсолютно одинаково.
В первый раз в Программе перед заполнением формы ПУ-2 надо заполнить раздел «Плательщики». Информация, указанная в нем, автоматически отобразится в шапке формы ПУ-2. Заполнять его повторно не потребуется, достаточно выбрать плательщика.
Начиная с III квартала 2019 года форма ПУ-2 подается по каждому работнику индивидуально. Этот вывод можно сделать исходя из анализа ее нового формата — в шапке и в самой форме указываются сведения по конкретному работнику.
Перед началом заполнения формы ПУ-2 по конкретному работнику необходимо создать пачку. Пачки создаются отдельно для каждого квартала, а также для разных типов формы ПУ-2 (исходной и отменяющей) . Для создания пачки необходимо ввести ее рабочее название, выбрать из выпадающих списков тип формы и квартал; ввести год. Данные сведения (за исключением рабочего названия) отразятся во всех формах ПУ-2, которые войдут в пачку.
Перед заполнением разделов формы ПУ-2 (после создания пачки) в Программе нанимателю необходимо ввести:
1) страховой номер работника;
2) фамилию, собственное имя, отчество (при его наличии) работника.
— содержит 10 знаков в формате ДД/ММ/ГГГГ (например, 23/08/2019);
— должна принадлежать отчетному периоду.
Даты приказа и увольнения могут не совпадать. Например, приказ наниматель может издать заранее.
Кроме того, по одному работнику не может быть:
двух дат увольнения без даты приема;
В Программе — выбирается из выпадающего списка. При этом в ней поиск можно производить по:
— ключевому слову (например, ввести «соглашение»);
— цифрам: номерам статей (пунктов) или кодам оснований (например, ввести номер статьи ТК — «35» или код «1.1») Дата приказа — указывается в соответствии с приказом;
— содержит 10 знаков в формате ДД/ММ/ГГГГ.
Даты приказа и увольнения могут не совпадать. Например, приказ наниматель может издать заранее Номер приказа — вводится в соответствии с приказом полностью: цифра(ы) и литера «к» (например, «15-к»);
— не может быть более 20 знаков
В Программе после заполнения необходимых данных нужно нажать кнопку «Принять». Затем целесообразно провести проверку пачки (нажать соответствующую кнопку). При наличии ошибки программа сообщит об этом, например, если введенная дата не соответствует отчетному периоду. Это поможет своевременно исправить ошибку. После внесения исправлений стоит повторно проверить пачку.
Кнопка «Подписать пачку ЭЦП» позволит подписать сформированную пачку с помощью электронно-цифровой подписи.
Формы ПУ-2 подаются организациями со среднесписочной численностью работников :
— до 10 человек — в электронном формате (например, на флешке) с приложением документов с подписью нанимателя на бумажных носителях;
— свыше 10 человек — в виде электронных документов (подписанных ЭЦП) через портал Фонда через Интернет.
Работница трудилась в организации по основному месту работы с сентября 2018 года. 23 августа 2019 года она была уволена по соглашению в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 35 ТК. Приказ об увольнении от 20.08.2019 N 15-К.
В указанной ситуации заполняется только раздел 1 формы ПУ-2, разделы 2 и 3 формы ПУ-2 не заполняются. Сведения в раздел 1 вносятся следующим образом:
Как исправить ошибки при заполнении формы ПУ-2 за II квартал 2020 года
Организация представила сведения за II квартал 2020 г. по форме ПУ-2 об увольнении сотрудника с 17.06.2020 (приказ от 16.06.2020 № 702-ТК). Позже данный сотрудник был принят по трудовому договору на должность старшего дизайнера I категории с 20.06.2020 (приказ от 20.06.2020 № 801-ТК).
Сведения об увольнении с работы
код работы по совместительству
Присвоение квалификационной категории
дата приема, перевода
код вида трудового договора
Неверно указан отчетный период в СЗВ-ТД
Отчет СЗВ-ТД подается в ПФР, если в отношении сотрудника в отчетном месяце произошли определенные кадровые события или он подал заявление о бумажной или электронной форме ведения трудовой книжки. При заполнении документа не исключены ошибки, в том числе при указании месяца или года, за которые представляется форма. Разберемся, что делать, если неверно указан отчетный период в СЗВ-ТД.
О сроках подачи отчетности
При приеме и увольнении сотрудников крайний срок представления формы СЗВ-ТД – следующий рабочий день после даты издания приказа. О всех других событиях можно сообщить позднее – до 15 числа следующего месяца включительно (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ, Постановление Правительства от 26.04.2020 № 590).
Для корректирующих отчетов конкретные сроки подачи не установлены, но исправить в СЗВ-ТД найденную неточность необходимо как можно быстрее – за неполные и/или недостоверные данные в отчете работодателя могут оштрафовать. Что именно считается таким нарушением, в законодательстве не уточняется, поэтому ПФР вполне может наказать за неверный отчетный период в СЗВ-ТД. Если организация/ИП исправит ошибку до ее обнаружения специалистами Фонда, штрафа можно избежать.
Что будет, если СЗВ-ТД с ошибкой в периоде уже получен ПФР
В списке проверок, указанных в Приложении 3 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, нет контрольного мероприятия для реквизита «отчетный период». Поэтому, если других несоответствий в документе Фонд не обнаружит, форму примут. Причем ни замечаний, не предупреждений о том, что в СЗВ-ТД неверно указан период, в протоколе не будет. Однако, если подходить к вопросу формально, можно посчитать, что у работодателя сразу два нарушения:
Если просто отправить следующую форму с верным периодом, Фонд ее не примет. В протоколе будет стоять код ошибки 30 – из-за того, что мероприятие с таким GUID уже имеется в информационной базе.
Как исправить период в СЗВ-ТД
В форме, утвержденной постановлением № 730п, нет отдельного поля для указания статуса отчета – корректирующий он или первичный. В строке, где указываются месяц и год, в течение которых произошло кадровое событие, тоже нет ячейки для отмены или исправления даты. Означает ли это, что уточнить в СЗВ-ТД неверный период невозможно? Совсем нет.
Руководствуясь п. 2.3, 2.6 Порядка заполнения отчета (из Постановления № 730п)ошибку в записях можно исправить следующим образом:
Отменяющая СЗВ-ТД датируется днем внесения исправлений. Форма подписывается руководителем/ИП, на бумажном экземпляре ставится оттиск печати (при наличии), после чего отчет представляется в ПФР.
После получения положительного протокола о приеме отменяющего отчета, где в СЗВ-ТД неверно указан период, можно заполнять верный вариант СЗВ-ТД. В новую форму снова вносят сведения о произошедшем кадровом мероприятии и указывают правильный отчетный период – месяц и год, в котором оно состоялось. Датируется документ днем заполнения уточняющей отчетности. После подписания СЗВ-ТД руководителем и проставления, если есть, печати форму можно отправлять в ПФР.
Пример
В ООО «Промысел» приняли нового сотрудника в отдел материально-технического снабжения – Матвеева Николая Константиновича. Дата оформления на работу нового экспедитора 30.09.2020 г. На следующий день, 01.10.2020 г. кадровик общества составил СЗВ-ТД со сведениями о приеме, не обратив внимания, что программа, в которой заполнялся отчет, автоматически проставила отчетный период месяцем формирования документа – вместо сентября 2020 г. в форме был указан октябрь 2020. Остальные записи были внесены верно. Ошибку обнаружили в этот же день, после получения положительного протокола из ПФР, после чего было решено сдать корректирующую отчетность. Сначала был составлен и отправлен в Фонд СЗВ-ТД с отменой первичной записи:
Szv-td_otmena_zapisi. jpg
Затем, дождавшись положительного протокола о приеме отменяющей формы, был заполнен и сдан СЗВ-ТД с исправленным отчетным периодом.
Szv-td. jpg
Таким образом, отчет с неверным отчетным периодом аннулируется, а СЗВ-ТД с правильными данными будет принят Фондом.
Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.
Дата увольнения и приказа не совпадают – когда сдавать СЗВ-ТД
В административное законодательство внесены поправки, согласно которым, начиная с 2021 года, должностных лиц, нарушивших сроки сдачи СЗВ-ТД и допустивших ошибки при его заполнении, будут штрафовать от 300 до 500 рублей (Основание – ФЗ-90 от 1.04.2021 года ).
Однако 2021 год будет переходным периодом к новым правилам, поэтому в это время кадровики не понесут ответственности за подобные административные правонарушения.
Правила сдачи СЗВ-ТД
В 2021 году вступили в силу изменения, которые касаются заполнения СЗВ-ТД. При этом кадровики должны четко усвоить два правила:
Если смотреть на законодательное регулирование вопроса сдачи СЗВ-ТД, то можно сказать, что уже прямо сейчас действуют правила, которые Правительство РФ планировало ввести, лишь в 2021 году.
Сдача СЗВ-ТД с разной датой увольнения и издания приказа
Отчетность о приеме и увольнения работника необходимо предоставлять не позднее, чем на следующий рабочий день. В связи с этим возникает справедливый вопрос. Что делать, если дата увольнения не совпадает с датой подписания приказа?
Глава Федеральной налоговой службы России поясняет:
«При заполнении отчета, необходимо руководствоваться датой издания приказа о приеме или увольнении. При этом следует соблюдать несколько условий:
Это правило вполне объяснимо. Ведь мы не можем заранее знать, примем ли мы на работу человека или уволим ли его.»
Глава ФНС России Даниил Егоров
Нужно отметить то факт, что при введении в систему даты мероприятия или издания приказа позже, чем составление отчета, программа выдаст ошибку с кодом 20. Однако данные все равно будут записаны.
Таким образом, если дата приема сотрудника на работу позже, чем время издания приказа, в СЗВ-ТД необходимо указывать период подписания документа, являющегося основанием дл совершения кадрового действия.
Пример 1. Иванов П. Р. был уволен по собственному желанию. Он прекратил работу 12.06.2021 года. Приказ об его увольнении был издан и подписан 13.06.2021 года. Какую дату нужно указать в СЗВ-ТД.
Решение 1. Так как приказ об увольнении Иванова был издан и подписан 13.06.2021 года, то при заполнении отчета указываем именно этот период, несмотря на то, что фактическое кадровое изменение произошло чуть раньше.
Типичные ошибки кадровиков при заполнении СЗВ-ТД
Специалисты кадровых отделов чаще всего совершают одинаковые ошибки. Чтобы избежать их допущения, необходимо ознакомиться с самыми типичными из них.
При наличии незначительных ошибок, отчет будет принят ведомством. По завершении проверки СЗВ-ТД система выдаст протокол.
Важно! Если при формировании отчета были выявлены незначительные ошибки с кодом 20, их необходимо исправить в течение 5 дней.
Подать отчет в ПФ РФ можно лично или с помощью интернет связи. Во втором случае, после предоставления документа в ПФР, предприятие получит уведомлении о доставке. Однако оно не может означать тот факт, что отчет принят работником ведомства.
Отчет подвергается электронной проверке, в ходе которого выявляются ошибки. Если они присутствуют, то СЗВ-ТД отправляется работодателю для их устранения.
Код ошибки 4901 текст ошибки самая ранняя дата приема позже самой ранней даты увольнения
Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).
Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:
Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.
Изменения и исправления в трудовой
В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:
Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.
Образец исправления в трудовой книжке 2020
На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.
Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.
Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю
Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.
Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.
Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:
Исправление дат
Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.
Исправление реквизитов
Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.
Несколько ошибок сразу
Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.
Образец исправления записи в трудовой книжке 2020, если надо аннулировать две последние отметки
Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.
Исправления на титульном листе
Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.
Рекомендуется, чтобы корректировка Ф. И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.
Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.
Ошибки в сведениях о награждении
У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.
Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.
Исправления в дубликате
По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.
В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.
Нужно ли исправлять орфографические ошибки
Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.
Когда трудовая книжка может быть признана недействительной
Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:
В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.
Инструкция по заполнению
С 2020 года утверждён новый документ отчётности персонифицированного учёта, который работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд. Это отчёт СЗВ-ТД, который называется «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Форма бланка, порядок и указания формирования данных на каждого сотрудника утверждены Постановлением 730п от 25 декабря 2019 г.
СЗВ-ТД формируется по каждому работнику, с которым страхователь заключил трудовой договор, в том числе и на тех, кто работает удалённо или по совместительству.
Начиная с 1 января 2021 года условиями для представления отчёта по форме СЗВ-ТД являются:
Подавать ли СЗВ-ТД, если сотрудники выбрали бумажные трудовые
Заявление о выборе работником формата ведения трудовой книжки (бумажного или электронного) уже является основанием для представления СЗВ-ТД. Работодатель обязан отчитаться перед ПФР РФ о трудовой деятельности своих сотрудников и своевременно представить электронные сведения по новой форме. Данная норма закреплена в 436-ФЗ от 16 декабря 2019 г.
Нужно ли ИП без сотрудников сдавать СЗВ-ТД
Электронный документ СЗВ-ТД представляется исключительно в отношении наёмных сотрудников, при этом только на тех, у кого за отчётный период были кадровые события. Поэтому предприниматель без работников передавать документ в ПФР не должен.
Способы представления отчетности
Если в штате юрлица в отчётном периоде работало 24 и менее застрахованных лиц, вправе представить отчёт СЗВ-ТД на бумажном носителе.
Сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году
С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Исключение составляет приём и увольнение застрахованных лиц, по ним отчёт сдают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
Сроки представления бланка в случае проведения кадровых перемещений:
Важно! Если сотрудник увольняется с работы в середине отчётного периода, в форме СЗВ-ТД следует отразить не только информацию об увольнении, но и о других кадровых мероприятиях данного месяца, а также прошлого, если бланк за предыдущий по ним подан не был.
Правила заполнения полей формы
Сведения о страхователе
Фамилия, имя, отчество (при наличии):
Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь
Это раздел для правопреемников работодателей, снятых с учёта. Его заполняют, когда нужно представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности работника, которые ранее подавал снятый с учtта работодатель.
Сведения о зарегистрированном лице
Должны соответствовать данным, отраженным в документе АДИ-РЕГ
Сведения о выборе формы трудовой книжки: бумажной или электронной
Сведения об отчетном периоде
В новом формате не нужно указывать период, за который подается отчет
Указывается один из следующих кодов:
Кто и как должен подать заявление о ведении трудовой книжки
В течение 2020 года каждый сотрудник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Если он хочет продолжать её заполнение на бумажном носителе, он должен написать заявление об этом до 1 января 2021 года.
Если сотрудник выбрал бумажную форму, такое право за ним сохраняется и при дальнейшем устройстве на работу к другим нанимателям. Кроме того, застрахованное лицо имеет право в последующем подать работодателю «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Работодатель обязан вести трудовые книжки на бумажном носителе на работников, которые до 1 января 2021 года подадут об этом заявление и параллельно представлять на них сведения в электронном виде в ПФР.
Если сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, он должен в течение 2020 года подать специальный формуляр: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». После этого работодатель отдаёт сотруднику бумажную трудовую книжку на руки с записью о поданном заявлении. С этих пор страхователь больше не отвечает за бумажный документ, а сотрудник не может вернуться к бумажному формату ведения трудовой книжки.
В форме СЗВ-ТД нужно указать дату подачи такого заявления, следовательно, на лицевом счёте сотрудника в ПФР она также отразиться, кроме того, она будет указываться во всех сведениях о стаже.
Работникам, которые по уважительной причине до 31.12.2020 года не подадут ни одного заявления, работодатель продолжит ведение бумажной трудовой книжки. К таким работникам относятся те, кто находится в отпуске (декретницы), болеет или отстранен от работы.
Как откорректировать или отменить форму
В бланке есть поле для даты, на которую подано заявление о выбранной работником форме трудовой книжки. Если информацию внесли некорректно, следует в Пенсионный фонд представить ещё одну форму СЗВ-ТД на данного сотрудника с правильной датой. Отменять первую форму не нужно.
Если необходимо аннулировать неверно поданную информацию о выборе застрахованным лицом формы ведения трудовой книжки, нужно сдать повторный бланк, указать ту же дату, что и в первом документе, но в поле «Признак отмены» поставить «Х».
Для того, чтобы отменить сданный ранее бланк с неверной информацией, следует представить ещё одну форму с полями, заполненными, аналогично первому отчёту. Дополнительно в поле «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить «Х».
Для корректировки ранее сданных сведений о трудовой деятельности, нужно оформить отчет СЗВ-ТД с двумя строками:
Ответственность за непредставление нового отчета
Работодатель или его должностное лицо будет привлечено к административному наказанию за следующие действия:
При первичном нарушении вместо штрафа возможно предупреждение.
Если в результате ошибки в отчёте сотрудник не сможет в дальнейшем трудоустроиться, работодатель обязан будет возместить ему заработок, недополученный в связи с представлением недостоверной информации.