ПУ-2 выдает ошибку Самая ранняя дата приема позже самой ранней даты увольнения. Что делать? Хотя прием подавался 01. 2022 Увольнение 24. 2022
Ответы в Сообществе доступны зарегистрированным пользователям
Закажите демодоступ и читайте все материалы
В разделе 1 формы ПУ-2 заполняются даты приема на работу или увольнения с работы, а также основания увольнения, номера и даты соответствующих приказов (распоряжений).
Справочно: дата и номер приказа о приеме (увольнении, присвоении квалификационной категории), вид (код) трудовых отношений (приложение 8 к Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19. 2014 № 7; далее – Инструкция № 7):
При заполнении даты приема на работу обязательно указываем «Код работы по совместительству»:
- 1 – если застрахованное лицо принято на условиях внешнего совместительства;
- 0 – не является внешним совместителем.
«Код основания увольнения» заполняется в соответствии с приложением 6 к Инструкции № 7.
Основные детали заполнения раздела 1:
Пример 1. Работник в одном отчетном периоде принят и уволен.
Работник был принят по основному месту работы в коммерческую организацию 3 февраля 2020 г (приказ руководителя от 3. 2020 № 5-К). 17 марта текущего года он был уволен (приказ руководителя от 17. 2020 № 10-К).
Раздел 1 формы ПУ-2 по данному сотруднику заполняйте так:
Сведения о приеме на работу и увольнении с работы
Сведения о приеме на работу
Сведения об увольнении с работы
дата приема
дата приказа
номер приказа
код работы по совместительству*
дата увольнения
код основания увольнения
дата приказа
номер приказа
03. 2020
03. 2020
5-К
0
17. 2020
1. 1
17. 2020
10-К
* Если застрахованное лицо является внешним совместителем, в графе указывается «1», если не является внешним совместителем, – «0».
Пример 2. Работник в одном отчетном периоде уволен, а потом снова принят на работу
Работник был уволен по основному месту работы 3 февраля 2020 г (приказ руководителя от 3. 2020 № 5-К). 17 марта текущего года он был снова принят на работу по основному месту работы (приказ руководителя от 17. 2020 № 10-К).
Сведения о приеме на работу
Сведения об увольнении с работы
дата приема
дата приказа
номер приказа
код работы по совместительству*
дата увольнения
код основания увольнения
дата приказа
номер приказа
03. 2020
1,1
5-К
03. 2020
17. 2020
17. 202
10-К
0
Пример 3. Работник принят на работу на условиях внешнего совместительства по двум договорам
Работник был принят на условиях внешнего совместительства в коммерческую организацию на 0,25 ставки 3 февраля 2020 г (приказ руководителя от 3. 2020 № 5-К), 17 февраля 2020 г с ним заключен второй трудовой договор на 0,25 ставки на условиях внешнего совместительства (приказ руководителя от 17. 2020 № 8-К).
Сведения о приеме на работу
Сведения об увольнении с работы
дата приема
дата приказа
номер приказа
код работы по совместительству*
дата увольнения
код основания увольнения
дата приказа
номер приказа
03. 2020
03. 2020
5-К
1
Пример 4. Перевод работника из одного обособленного филиала в другой филиал
Работник был принят по основному месту работы в один из филиалов коммерческой организации 3 февраля 2020 г (приказ руководителя от 3. 2020 № 5-К). 17 марта текущего года он был переведен в другой филиал коммерческой организации (приказ руководителя от 17. 2020 № 10-К).
Сведения о приеме на работу
Сведения об увольнении с работы
дата приема
дата приказа
номер приказа
код работы по совместительству*
дата увольнения
код основания увольнения
дата приказа
номер приказа
03. 2020
03. 2020
5-К
0
17. 2020
0. 0
17. 2020
10-К
В статье специалист органа ФСЗН указывает на наиболее типичные ошибки, допущенные при сдаче формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» за II квартал 2020 г. Одновременно автор разъясняет, как исправить эти нарушения.
Ситуация 1. Работник уволен и принят в одном отчетном периоде у одного и того же работодателя
Организация представила сведения за II квартал 2020 г. по форме ПУ-2 об увольнении сотрудника с 17. 2020 (приказ от 16. 2020 № 702-ТК). Позже данный сотрудник был принят по трудовому договору на должность старшего дизайнера I категории с 20. 2020 (приказ от 20. 2020 № 801-ТК).
Организация представила сведения по форме ПУ-2 за II квартал 2020 г. , отразив данные о приеме сотрудника в разд. 1 и 2 формы ПУ-2 следующим образом (см. табл. 1):
Работодатель не учел в данной пачке сведения по форме ПУ-2 за II квартал 2020 г. , представленные ранее по данному застрахованному лицу, т. в форме ПУ-2 за II квартал 2020 г. не отражена информация об увольнении сотрудника с датой 17. 2020.
Форма ПУ-2 за один отчетный период по одному застрахованному лицу должна содержать все сведения за этот период, т. заполняется одна форма ПУ-2 (п. 8 Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 19. 2014 № 7; далее – Инструкция № 7).
В данной ситуации разд. 1 формы ПУ-2 заполняется двумя строками. Верное заполнение формы ПУ-2 выглядит следующим образом (см. табл. 2):
Ситуация 2. Застрахованное лицо уволено с основного места работы в связи с переводом к другому нанимателю
Застрахованное лицо принято на работу в 2019 г. В соответствии с п. 4 части второй ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) оно уволено с работы в связи с переводом к другому нанимателю 11. 2020 (приказ от 10. 2020 № 300-к).
Организация представила сведения по форме ПУ-2, отразив увольнение сотрудника следующим образом (см. табл. 3):
Работодатель отразил в разд. 1 формы ПУ-2 сведения об увольнении сотрудника, указав код основания увольнения – «1. 1» (по соглашению сторон (п. 1 части второй ст. 35 ТК)). Следовательно, информация в представленной форме отражена недостоверно.
Раздел 1 формы ПУ-2 заполняют в соответствии с п. 10 Инструкции № 7, коды основания увольнения установлены приложением 6 к Инструкции № 7. Данное застрахованное лицо уволено в связи с переводом к другому нанимателю, соответственно в графе «Код основания увольнения» следует указать – «1. 5» (перевод работника с его согласия к другому нанимателю (п. 4 части второй ст. 35 ТК)).
Верное заполнение формы ПУ-2 выглядит следующим образом (см. табл. 4):
За непредставление документов персонифицированного учета (в т. форм ПУ-2) в установленные сроки или представление их с заведомо недостоверными сведениями предусмотрена административная ответственность: предупреждение или штраф в размере до 20 базовых величин на должностное или иное уполномоченное лицо (ст. 16 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).
Елена Кондратова, заместитель начальника Первомайского районного отдела Мингоруправления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь
Порядок и сроки подачи ПУ‑2 при увольнении
Форма ПУ‑2 (тип формы — исходная) подается:
Форма ПУ‑2 подается по каждому работнику индивидуально. Форма ПУ‑2 заполняется и представляется плательщиком страховых взносов в орган ФСЗН с использованием электронных и автоматизированных (компьютерных) технологий в электронном виде.
В соответствии с ч. 2–3 п. 7 Правил учета формы ПУ‑2 подаются организациями со среднесписочной численностью работников:
- до 10 человек — в электронном формате (например, на флешке) с приложением документов с подписью нанимателя на бумажных носителях;
- свыше 10 человек — в виде электронных документов (подписанных электронной цифровой подписью) через интернет-портал ФСЗН.
Порядок заполнения формы ПУ‑2
Перед началом заполнения формы ПУ‑2 по конкретному работнику необходимо создать пачку. Пачки создаются отдельно для каждого квартала. Для создания пачки необходимо ввести ее название, выбрать из выпадающих списков тип формы и квартал, а также ввести год. Данные сведения отразятся во всех формах ПУ‑2, которые войдут в пачку.
После создания пачки необходимо ввести:
1) страховой номер работника;
2) фамилию, собственное имя работника.
При увольнении работника заполняются разделы 1 и 3 формы ПУ‑2.
Раздел 1. Сведения о приеме на работу и увольнении с работы
* Если застрахованное лицо является внешним совместителем, в графе указывается «1», если не является внешним совместителем, — «0».
В разделе 1 заполняются даты увольнения с работы, основания увольнения, номера и даты соответствующих приказов (распоряжений).
Обратите вниманиеЕсли застрахованное лицо принято на работу и уволено в одном отчетном периоде, то в разделе 1 формы ПУ‑2 данная информация отражается одной строкой. Если в отчетном периоде застрахованное лицо уволено, а потом принято, то заполняются две строки в хронологической последовательности.
Если застрахованное лицо к одному работодателю принято в качестве внешнего совместителя по нескольким трудовым договорам и эти периоды пересекаются между собой, то в разделе 1 формы ПУ‑2 в соответствующих отчетных периодах отражается самая ранняя дата приема как внешнего совместителя и самая поздняя дата увольнения.
Справочно: в случае перевода застрахованного лица из одного обособленного подразделения (филиала) в другое в разделе 1 формы ПУ‑2 в качестве основания увольнения следует указывать «0.
Дата увольнения
Дата увольнения вводится согласно приказу (распоряжению) об увольнении, содержит 10 знаков в формате ДД/ММ/ГГГГ (например, 15/05/2020) и должна принадлежать отчетному периоду.
Необходимо обратить внимание на то, что даты приказа и увольнения могут не совпадать. Приказ наниматель может издать заранее, например, в случаях, когда дата окончания контракта выпадает на выходной или праздничный день.
Код основания увольнения
Переходя к разделу таблицы «код основания увольнения» отметим, что он заполняется в соответствии с приложением 6 к Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета (далее — Инструкция о порядке заполнения форм), утв. постановлением правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19. 2014 № 7 с последующими изменениями и дополнениями (далее — постановление № 7).
Однако здесь важно обратить внимание на то, что в постановление № 7 вносилось множество изменений. В последний раз изменения вносились постановлением правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 07. 2020 № 4. Так, с 1 июня 2020 г. в реквизите «код основания увольнения» раздела 1 «Сведения о приеме на работу и увольнении с работы» формы ПУ‑2 указывается код «0. 0» по застрахованным лицам:
- переведенным (за исключением временного перевода) в представительствах и филиалах, выделенных на самостоятельный баланс;
- с которыми продолжены трудовые отношения при смене собственника имущества и (или) реорганизации, сдаче имущественного комплекса организации в аренду или передаче в доверительное управление акций (долей в уставном фонде) организации;
- с которыми заключены новые трудовые договоры в случаях приостановления срока действия трудового договора в соответствии с законодательством у прежнего работодателя.
В других случаях код основания увольнения определяется на основании приложения 6 к Инструкции о порядке заполнения форм. Организациям также необходимо обратить внимание на то, что с 28. 2020 (со вступлением в силу новой редакции Трудового кодекса) произошли изменения в нумерации кодов оснований увольнения.
Код в программе выбирается из списка. Поиск можно производить по ключевому слову или цифрам: номерам статей (пунктов) или кодам оснований, что значительно упрощает процесс внесения данных. При этом нет необходимости затрачивать время и заглядывать в приложение 6 к Инструкции о порядке заполнения форм.
Дата приказа
Дату приказа необходимо указывать в соответствии с отраженной в приказе. Она должна быть в формате ДД/ММ/ГГГГ и содержать 10 знаков (например, 06/05/2020).
Номер приказа
Номер приказа следует заносить в соответствии с приказом полностью: цифру(ы) и литеру «к» (например, «125‑к»).
Графы, относящиеся к сведениям об увольнении, должны быть заполнены полностью. Не допускается заполнение только одной графы, например, даты увольнения.
Раздел 3. Сведения о приеме на работу и увольнении с работы по внутреннему совместительству
В случае перевода застрахованного лица с одной должности на другую следует указать дату увольнения, предшествующую дате начала работы на новой должности с указанием основания увольнения «0. При этом дата начала периода работы в новой должности указывается как дата приема.
ПримерРаботник по основному месту работы был принят 2 августа 2019 г. При этом он уволился в связи с истечением срока контракта в апреле 2020 года. В отчетном квартале перевода на другую постоянную работу, приема / увольнения в качестве внутреннего совместителя или присвоения квалификационной категории у данного работника не было. В указанной ситуации необходимо заполнить только раздел 1 формы ПУ‑2, разделы 2 и 3 формы ПУ‑2 не заполняются.
На физических лиц, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам, форма ПУ‑2 не заполняется.
Проверка правильности заполнения ПУ‑2
После заполнения форм в программе нужно нажать кнопку «Принять». Затем необходимо провести проверку пачки. Если при заполнении формы есть ошибки, то программа выдаст соответствующее сообщение. Ошибку(и) необходимо исправить и повторно проверить пачку.
При представлении в органы Фонда социальной защиты населения (далее – Фонд) документов персонифицированного учета (далее – ДПУ) организации нередко допускают различного рода ошибки. Данная статья поможет проанализировать наиболее часто встречающиеся из них и не допускать их в дальнейшем.
Ситуация 1. Нарушен порядок передачи (нумерации) документов персонифицированного учета
В организацию 4 февраля 2013 г. был принят работник, не имеющий страхового свидетельства государственного социального страхования (далее – свидетельство социального страхования). Отдел кадров организации 6 февраля 2013 г. представил в органы Фонда анкету застрахованного лица по форме ПУ-1 (тип формы – регистрация).
Ошибка! При обработке данных была выдана ошибка о том, что пачка ДПУ с таким номером уже существует.
Анкету застрахованного лица по форме ПУ-1 (тип формы – регистрация) заполняют при принятии на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования, и подают в органы Фонда в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу (п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 08. 1997 № 837; далее – Правила № 837).
Каждой пачке ДПУ, в т. и форме ПУ-1, должен присваиваться порядковый номер, который не должен повторяться с номерами ранее поданных пачек ДПУ (п. 4 Инструкции о порядке приема-передачи форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31. 2009 № 158).
Как исправить ошибку
В данной ситуации необходимо поменять порядковый номер пачки ДПУ. При формировании пачки ДПУ при помощи программного комплекса “Ввод ДПУ”, который предоставляется всем плательщикам органами Фонда, номер можно поменять вручную в самой программе, перейдя в раздел “Общие сведения”. Если данные поданной пачки ДПУ не сохранились в программе по каким-либо причинам, то их можно вновь загрузить из пачки ДПУ электронного формата с расширением txt.
Неисправление данной ошибки влечет, всвою очередь, несвоевременную сдачу ДПУ (в рассматриваемой ситуации формы ПУ-1), за что предусмотрена административная ответственность.
Так, непредставление должностным или иным уполномоченным лицом в установленные сроки документов, отчетов, сведений или иных материалов, подлежащих представлению в соответствии с законодательством, либо представление таких документов, отчетов, сведений или иных материалов, содержащих заведомо недостоверные сведения, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин (ст. 16 Кодекса РБ об административных правонарушениях). При этом необходимо помнить, что под непредставлением в установленные сроки понимается как несдача в Фонд ДПУ вообще, так и сдача их с опозданием.
Ситуация 2. Нарушен хронологический порядок внесения записей о приеме и увольнении и срок подачи формы ПУ-2 (тип формы – исходная)
Работник принят в организацию 20 декабря 2012 г. и уволен 20 марта 2013 г. Затем он был вновь принят в организацию 25 марта 2013 г. Отдел кадров дважды представил сведения на данного работника о приеме и увольнении по форме ПУ-2 (тип формы – исходная):
– первый раз – 14 января 2013 г. с данными о приеме работника 20 декабря 2012 г
– второй – 3 мая 2013 г. с данными об увольнении 20 марта и повторном приеме работника 25 марта 2013 г.
Ошибка! При подаче второй формы ПУ-2 была выдана ошибка о том, что дата увольнения не может быть раньше даты приема.
Форму ПУ-2 (тип формы – исходная) представляют в течение месяца, следующего за отчетным кварталом, в случае увольнения или приема работника в этом квартале (п. 15 Правил № 837).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации сроки подачи пачки ДПУ о приеме работника (20 декабря 2012 г. ) были соблюдены, а о его увольнении (20 марта 2013 г. ) и повторном приеме (25 марта 2013 г. ) – нарушены. Форму ПУ-2 (тип формы – исходная) об увольнении и повторном приеме необходимо было представить в органы Фонда в течение апреля 2013 г. , включая последний день месяца.
В пачке ДПУ со сведениями об увольнении и повторном приеме в календарном порядке следует одной строкой заполнить данные об увольнении и уже второй (отдельной) строкой – данные о повторном приеме этого же работника.
Несвоевременное представление формы ПУ-2, как и любых других документов, необходимых для ведения персонифицированного учета, влечет наложение штрафа. Административная ответственность за допущенное нарушение изложена в ситуации 1.
Ситуация 3. Подача формы ПУ-2в случае, когда это не предусмотрено законодательством
Сотрудник, работавший в организации по трудовому договору, 8 января 2013 г. был уволен по соглашению сторон, а на следующий день, 9 января, эта же организация заключила с ним договор подряда на 2 месяца до 7 марта 2013 г. По истечении отчетного периода в апреле 2013 г. организация подала в органы Фонда форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с данными о дате прекращения договора с сотрудником 7 марта 2013 г. в качестве сведений об увольнении.
Несмотря на то что граждане, работающие по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, подлежат обязательному государственному социальному страхованию, форму ПУ-2 на них не подают (п. 9 Правил № 837).
Справочно: обязательному государственному социальному страхованию подлежат граждане, работающие по трудовым договорам, гражданско-правовым договорам, предметом которых являются оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, у юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов, а также на основе членства (участия) в юридических лицах любых организационно-правовых форм (ст. 7 Закона РБ от 31. 1995 № 3563-XII “Об основах государственного социального страхования”).
Тем не менее плательщику страховых взносов необходимо помнить, что факт освобождения от подачи формы ПУ-2 на таких лиц не освобождает от заполнения по ним индивидуальных сведений по форме ПУ-3. В связи с этим при заключении гражданско-правовых договоров, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, в них следует предусмотреть указание паспортных данных и страхового номера граждан, с которыми заключаются данные договоры.
Напомним, что форма ПУ-2 заполняется и представляется исключительно:
– по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, – работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы;
– по застрахованным лицам, состоящим (состоявшим) в трудовых отношениях, – работодателем, с которым оформлены (прекращены) трудовые отношения;
– по застрахованным лицам, временно переведенным на работу к другому работодателю в связи с производственной необходимостью или в случае простоя, – этим работодателем;
– при переподчинении, реорганизации организации и смене собственника имущества – работодателем, с которым продолжаются трудовые отношения застрахованного лица.
Таким образом, в данной ситуации необходимо было в течение апреля 2013 г. по данному работнику подать сведения в органы Фонда о его увольнении 8 января 2013 г. по форме ПУ-2 (тип формы – исходная).
Организации для исправления ошибочно поданных сведений в органы Фонда надо подать форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая) и указать в ней соответственно лишь правильную дату увольнения. Законодательством не установлен конкретный период подачи данной формы ПУ-2, а только отмечено, что она подается при возникновении необходимости (п. 15 Правил № 837). При этом в форме ПУ-2 (тип формы – корректирующая) меняют только ошибочно поданные сведения, а сведения, которые повторяются, должны быть записаны в том же виде, что и в ранее поданной форме ПУ-2 (тип формы – исходная).
Сведения о датах заключения и прекращения действия гражданско-правового договора с работником в органы Фонда подавать не следует.
Ситуация 4. Подача за один отчетный период 2 исходных документов по форме ПУ-2
С работником 10 января 2013 г. был заключен трудовой договор на неопределенный срок. Отдел кадров организации 14 января 2013 г. на данного работника подал в органы Фонда форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о его приеме на работу.
22 марта 2013 г. трудовой договор с работником был прекращен по соглашению сторон, и он был уволен. Специалист отдела кадров организации подал в органы Фонда 9 апреля 2013 г. форму ПУ-2 (тип формы – исходная) об увольнении данного работника.
Ошибка! При обработке пачки ДПУ была выявлена ошибка “Не единственный исходный документ за отчетный период”.
В течение апреля организации следует подать форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая). В этой форме необходимо проставить дату приема и дату увольнения в одной строке.
Ситуация 5. Несвоевременная подача формы ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) и представление формы ПУ-2 (тип формы – исходная) с неверными сведениями о приеме
С работницей предприятия “А” был прекращен трудовой договор по соглашению сторон 1 марта 2013 г. В связи со вступлением в брак 7 марта 2013 г. она изменила фамилию.
Организация “Б” 18 марта 2013 г. с данной работницей заключила трудовой договор. Прием на работу был оформлен приказом от 15. 2013. Организация 8 апреля 2013 г. подала в органы Фонда форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о ее приеме на работу. Датой приема в пачке ДПУ было указано 15 марта 2013 г.
Ошибка! При обработке данных была выявлена ошибка: “Прием на незарегистрированное лицо”.
Форма ПУ-2 заполняется и предоставляется, в т. по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, – работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы (п. 9 Правил № 837).
Однако надо иметь в виду, что в форме ПУ-2 следует указывать именно дату фактического приема или увольнения, а не дату издания приказа (распоряжения) о приеме или увольнении соответственно.
В случае если у работника меняются фамилия или иные паспортные данные, указанные в п. 6 Инструкции № 159, организации необходимо в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работником документа, удостоверяющего личность, который подтверждает факт изменения анкетных данных работника, подать в органы Фонда форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных).
Напомним, что при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю ряд документов, в т. и документ, удостоверяющий личность, который в свою очередь подтверждает факт смены фамилии (ст. 26 Трудового кодекса РБ).
Значит, организации следовало в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работницей такого документа подать в органы Фонда форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных), а в течение апреля 2013 г. – форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о приеме данной работницы на работу, причем датой приема должно быть указано 18 марта 2013 г.
Организации необходимо было в кратчайшие сроки подать на работницу форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных), а в течение апреля подать форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с верными сведениями о приеме.
В статье автор на примерах рассмотрел наиболее часто встречаемые ошибки, которые возникают при сдаче анкет застрахованного лица по формам ПУ-1 и ПУ-2 (тип формы – исходная), и предложил пути их исправления.
Пачка документов персонифицированного учета (ДПУ) с таким номером уже существует
В организацию 4 февраля 2013 г. был принят работник, не имеющий страхового свидетельства государственного социального страхования (далее – свидетельство социального страхования). Отдел кадров данной организации 6 февраля 2013 г. в органы ФСЗН представил форму ПУ-1 (тип формы – регистрация). При обработке данных была выявлена ошибка: пачка ДПУ с таким номером уже существует.
Как следует поступить
Форму ПУ-1 (тип формы – регистрация) заполняют при принятии на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования, и подают в органы ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу (п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 08. 1997 № 837 (далее – Правила № 837)).
Каждой пачке ДПУ, в т. и форме ПУ-1, должен присваиваться порядковый номер, который не должен повторяться с номерами ранее поданных пачек ДПУ (п. 4 Инструкции о порядке приема-передачи форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31. 2009 № 158 (далее – Инструкции № 158)).
В данной ситуации необходимо поменять порядковый номер пачки ДПУ. При формировании пачки ДПУ при помощи программного комплекса «Ввод ДПУ», который предоставляют всем плательщикам органы ФСЗН, номер можно поменять вручную в самой программе, перейдя в раздел «Общие сведения». Если данные поданной пачки ДПУ не сохранились в программе по каким-либо причинам, то их можно вновь загрузить из пачки ДПУ электронного формата с расширением TXT.
Работник был принят в организацию 20 декабря 2012 г. и уволен 20 марта 2013 г. Затем этот же работник был вновь принят в организацию 25 марта 2013 г. Отдел кадров на данного работника дважды представил сведения о приеме и увольнении по форме ПУ-2 (тип формы – исходная): первую – 14 января 2013 г. с данными о приеме работника 20 декабря 2012 г. , вторую – 3 мая 2013 г. с данными об увольнении 20 марта и повторном приеме работника 25 марта. При подаче второй формы ПУ-2 была выдана ошибка о том, что дата увольнения не может быть раньше даты приема.
Как следовало поступить
Форму ПУ-2 (тип формы – исходная) представляют в течение месяца, следующего за отчетным кварталом в случае увольнения или приема работника в этом квартале (п. 15 Правил № 837).
Справочно: несвоевременное представление формы ПУ-2 (как и любых других документов, необходимых для ведения персонифицированного учета) влечет наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин согласно ст. 16 Кодекса РБ об административных правонарушениях.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации сроки подачи пачки ДПУ о приеме работника (20 декабря 2012 г. ) были соблюдены, а об увольнении (20 марта 2013 г. ) и повторном приеме (25 марта 2013 г. ) – нарушены. Форму ПУ-2 (тип формы – исходная) об увольнении и повторном приеме необходимо было представить в органы ФСЗН в течение апреля 2013 г. Последним днем представления считается последний день месяца. При этом в указанной пачке ДПУ в календарном порядке следовало одной строкой заполнить данные об увольнении и уже второй (отдельной) строкой данные о повторном приеме этого же работника.
Неправильные данные об увольнении
Работник работал в организации по трудовому договору. 8 января 2013 г. он был уволен по соглашению сторон, а на следующий день 9 января этой же организацией с ним был заключен договор подряда на 2 месяца (до 7 марта 2013 г. По истечении отчетного периода в апреле организация в органы ФСЗН подала форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с данными об увольнении этого работника 7 марта 2013 г.
Несмотря на то что граждане, работающие по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, подлежат обязательному государственному социальному страхованию (Закон РБ от 31. 1995 № 3563-XII «Об основах государственного социального страхования»), форму ПУ-2 на них не подают (п. 9 Правил № 837).
Тем не менее плательщику страховых взносов необходимо помнить, что факт освобождения от подачи формы ПУ-2 на таких лиц не освобождает от заполнения по ним индивидуальных сведений по форме ПУ-3. В связи с этим при заключении гражданско-правовых договоров, предметом которых являются оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, в них следует предусмотреть указание паспортных данных и страхового номера граждан, с которыми заключаются данные договоры.
Форму ПУ-2 заполняет и предоставляет исключительно:
– по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, – работодатель на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы;
– по застрахованным лицам, состоящим (состоявшим) в трудовых отношениях, – работодатель, с которым оформлены (прекращены) трудовые отношения;
– по застрахованным лицам, временно переведенным на работу к другому работодателю в связи с производственной необходимостью или в случае простоя, – этот работодатель;
– при переподчинении, реорганизации организации и смене собственника имущества – работодатель, с которым продолжаются трудовые отношения застрахованного лица.
Таким образом, в данной ситуации необходимо было в течение апреля 2013 г. по этому работнику подать в органы ФСЗН сведения о его увольнении 8 января 2013 г.
На данный момент организации для исправления ошибочно поданных сведений в органы ФСЗН следует подать форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая) и указать в ней соответственно лишь правильную дату увольнения. Законодательством не установлен конкретный период подачи данной формы ПУ-2, а лишь отмечено, что она подается при возникновении необходимости (п. 15 Правил № 837). При этом необходимо помнить, что в форме ПУ-2 (тип формы – корректирующая) меняются только ошибочно поданные сведения, а сведения, которые повторяются, должны быть записаны в том же виде, что и в ранее поданной форме ПУ-2 (тип формы – исходная).
Сведения о датах заключения и прекращения действия гражданско-правового договора с работником в органы ФСЗН подавать не нужно.
С работником 10 января 2013 г. был заключен трудовой договор на неопределенный срок. 14 января 2013 г. отдел кадров организации на данного работника в органы ФСЗН подал форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о приеме. 22 марта 2013 г. трудовой договор с данным работником был прекращен по соглашению сторон и работник уволен. Специалист отдела кадров 9 апреля 2013 г. подал в органы ФСЗН форму ПУ-2 (тип формы – исходная) об увольнении. При обработке пачки ДПУ была выявлена ошибка «Не единственный исходный документ за отчетный период».
В случае же если работник был принят и уволен в один отчетный период (квартал) и данные о его приеме уже были поданы в органы ФСЗН, то данные о его увольнении в этом же квартале необходимо представлять путем формирования пачки ПУ-2 (тип формы – корректирующая). В форме ПУ-2 (тип формы – корректирующая) проставляются и дата приема, и дата увольнения, которые следует указать в одной строке.
С работницей в организации «А» был прекращен трудовой договор по соглашению сторон 1 марта 2013 г. 7 марта 2013 г. работница изменила фамилию в связи со вступлением в брак.
Организацией «Б» 18 марта 2013 г. (понедельник) с данной работницей был заключен трудовой договор. Прием на работу был оформлен приказом от 15. 2013 (пятница – когда работница приходила на собеседование). 8 апреля 2013 г. отдел кадров подал в органы ФСЗН форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о приеме на работу. Датой приема в пачке ДПУ было проставлено 15 марта 2013 г. При обработке данных была выявлена следующая ошибка: «Прием на незарегистрированное лицо».
Форму ПУ-2 заполняет и представляет, в т. по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, работодатель на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы (п. 9 Правил № 837). Однако стоит иметь в виду, что в самой форме ПУ-2 следует ставить именно дату фактического приема или увольнения, но не дату издания приказа (распоряжения) о приеме или увольнении соответственно.
В случае если у работника меняются фамилия или иные паспортные данные, указанные в п. 6 Инструкции № 159, то отделу кадров необходимо в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работником документа, удостоверяющего личность, который подтверждает факт изменения анкетных данных работника, подать в органы ФСЗН форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных).
При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю ряд документов, в т. и документ, удостоверяющий личность, который в свою очередь подтвердит факт смены фамилии (ст. 26 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Отделу кадров следовало в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работницей такого документа подать в органы ФСЗН форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных), а в течение апреля 2013 г. подать форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о приеме указанной работницы на работу. При этом в форме ПУ-2 датой приема должно стоять 18 марта 2013 г.
Форма ПУ-2 и увольнение работника с основного места работы при продолжении работы по совместительству в этой же организации
С работником в организации 17 сентября 2012 г. был заключен трудовой договор. В октябре этого же года отделом кадров на данного работника в органы ФСЗН была подана форма ПУ-2 (тип формы – исходная) о приеме. 11 ноября работник был принят в эту же организацию на работу по совместительству. 13 ноября отдел кадров на этого работника подал форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая), в которой дата приема с 17 сентября была изменена на 11 ноября 2012 г. С основного места работы работник был уволен 11 марта 2013 г. по соглашению сторон. У специалиста по кадрам возник вопрос: необходимо ли в данном случае подавать форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с данными об увольнении работника в случае его увольнения по основному месту работы, но продолжения работы по совместительству в этой же организации?
По застрахованным лицам, принятым на работу и уволенным с работы у данного работодателя (по основному месту работы и по совместительству) и не имеющим перерывов в работе, в форме ПУ-2 (тип формы – исходная) указывают одну дату приема на работу (более раннюю) и одну дату увольнения с работы (более позднюю) (п. 10 Инструкции № 159).
Другими словами, если работник заключает с нанимателем трудовой договор по основному месту работы, а через некоторое время без перерыва в работе принимается к этому же нанимателю в качестве работника по совместительству, второй раз форму ПУ-2 с данными о приеме на этого работника в органы ФСЗН подавать не надо. При этом правильной датой приема будет более ранняя дата приема, т. по основному месту работы.
В случае увольнения действует примерно тот же принцип, только правильной датой увольнения (т. той датой, сведения о которой необходимо подавать в органы ФСЗН) будет являться более поздняя. Однако следует помнить, что вышеназванное правило не применяется при приеме (увольнении) на работу внешних совместителей. Для них форма ПУ-2 с данными о приеме (увольнении) подается в органы ФСЗН в обязательном порядке.
В рассматриваемой ситуации организация изначально подала правильные сведения с данными о приеме работника – 17 сентября 2012 г. Таким образом, форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая) подавать не следовало. В данном случае отделу кадров необходимо подать в органы ФСЗН либо форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая) и снова поменять дату приема, либо форму ПУ-2 (тип формы – отменяющая) для пачки ДПУ с неверной датой приема (т. с датой приема по совместительству).
Подавать форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с данными об увольнении не следует, так как работник продолжает работать. В случае если работник будет уволен и по совместительству, то уже с той датой увольнения необходимо будет подать форму ПУ-2.